Nella gestione dei documenti digitali, SharePoint è una piattaforma molto popolare che offre molte funzionalità utili. Aggiungere una cartella in SharePoint è uno dei compiti più comuni che gli utenti devono affrontare. In questo articolo, ti guideremo passo dopo passo su come aggiungere una cartella in SharePoint e ti forniremo consigli utili sull’organizzazione delle cartelle e sulla gestione dei documenti.
Cos’è SharePoint
Prima di spiegare come aggiungere una cartella in SharePoint, è importante comprendere cosa sia SharePoint. SharePoint è una piattaforma di collaborazione aziendale sviluppata da Microsoft. Offre una vasta gamma di funzionalità per la gestione e la condivisione dei documenti, la collaborazione in tempo reale, la creazione di siti web e molto altro ancora.
Vantaggi di aggiungere una cartella in SharePoint
Aggiungere una cartella in SharePoint porta numerosi vantaggi per l’organizzazione e la gestione dei documenti. Alcuni dei principali vantaggi includono:
- Struttura organizzata: l’aggiunta di una cartella consente di organizzare i documenti in una struttura ad albero, semplificando la navigazione e la ricerca dei file.
- Collaborazione semplificata: SharePoint consente agli utenti di condividere le cartelle con altri membri del team, facilitando la collaborazione sui documenti.
- Sicurezza dei dati: SharePoint offre opzioni avanzate di sicurezza per proteggere i documenti all’interno delle cartelle.
- Accesso da qualsiasi luogo: le cartelle di SharePoint possono essere accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, consentendo agli utenti di accedere ai documenti anche quando non sono fisicamente in ufficio.
Come aggiungere una cartella in SharePoint
Per aggiungere una cartella in SharePoint, segui questi semplici passi:
- Accedi al tuo sito SharePoint e vai alla libreria documenti in cui desideri creare la cartella.
- Fai clic su “Nuovo” nella barra degli strumenti della libreria documenti e seleziona “Cartella” dal menu a discesa.
- Assegna un nome alla cartella e fai clic su “Crea” per aggiungerla alla libreria documenti.
- La cartella appena creata apparirà nella libreria documenti.
Utilizzo delle parole chiave LSI per ottimizzare le cartelle in SharePoint
Il miglioramento della visibilità delle cartelle in SharePoint può essere ottenuto utilizzando parole chiave LSI (Latent Semantic Indexing). Le parole chiave LSI sono parole o frasi correlate semanticamente alla parola chiave principale dell’argomento. L’utilizzo di parole chiave LSI nelle intestazioni e nei contenuti delle cartelle può migliorare la loro rilevanza e posizionamento nei risultati di ricerca.
Come organizzare le cartelle in SharePoint in modo efficace
L’organizzazione efficace delle cartelle in SharePoint è essenziale per rendere facile la navigazione e la ricerca dei documenti. Ecco alcuni suggerimenti per organizzare le cartelle in modo efficace:
- Utilizzare una struttura gerarchica ad albero: organizza le cartelle in una struttura gerarchica a più livelli, con cartelle principali e sottocartelle.
- Assegna nomi descrittivi alle cartelle: utilizza nomi che riflettano il contenuto delle cartelle per semplificare l’individuazione dei documenti.
- Utilizza i metadati: aggiungi metadati alle cartelle per classificarle in base a criteri specifici, come il tipo di documento o il progetto.
- Imposta autorizzazioni per le cartelle: limita l’accesso alle cartelle solo alle persone autorizzate per garantire la sicurezza dei documenti sensibili.
Migliori pratiche per l’organizzazione delle cartelle in SharePoint
Al fine di garantire un’organizzazione efficace delle cartelle in SharePoint, segui queste migliori pratiche:
- Prendi in considerazione la struttura aziendale: organizza le cartelle in base alla struttura gerarchica dell’azienda, come dipartimenti, team o progetti.
- Standardizza i nomi delle cartelle: utilizza una convenzione di denominazione coerente per uniformare i nomi delle cartelle in modo da renderli facilmente riconoscibili.
- Crea cartelle di livello superiore per i documenti condivisi: crea cartelle di livello superiore per i documenti condivisi da più team o dipartimenti per semplificare l’accesso e la condivisione dei documenti.
- Limita il numero di livelli di sottocartelle: una struttura delle cartelle troppo profonda può rendere difficile la navigazione, quindi cerca di limitare il numero di livelli di sottocartelle.
Come condividere una cartella in SharePoint
La condivisione di una cartella in SharePoint consente ad altri utenti di accedere ai documenti contenuti in essa. Per condividere una cartella in SharePoint, segui questi passaggi:
- Seleziona la cartella che desideri condividere.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e seleziona “Condividi” dal menu contestuale.
- Inserisci gli indirizzi email delle persone con cui desideri condividere la cartella.
- Seleziona le autorizzazioni di accesso appropriate per i destinatari.
- Aggiungi un messaggio opzionale e fai clic su “Condividi” per inviare la notifica di condivisione della cartella.
Consentire l’accesso ad altre persone a una cartella in SharePoint
Per consentire l’accesso ad altre persone a una cartella in SharePoint, segui questi passaggi:
- Seleziona la cartella a cui desideri concedere l’accesso.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e seleziona “Condividi” dal menu contestuale.
- Inserisci gli indirizzi email delle persone a cui desideri concedere l’accesso.
- Seleziona le autorizzazioni di accesso appropriate per i destinatari.
- Aggiungi un messaggio opzionale e fai clic su “Condividi” per inviare la notifica di concessione dell’accesso alla cartella.
Come proteggere una cartella in SharePoint
Per proteggere una cartella in SharePoint e limitare l’accesso solo a persone autorizzate, segui questi passaggi:
- Seleziona la cartella che desideri proteggere.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e seleziona “Condividi” dal menu contestuale.
- Nella finestra di condivisione, fai clic su “Modifica” accanto al nome della persona a cui desideri revocare l’accesso.
- Seleziona “Solo io” nella lista delle autorizzazioni.
- Fai clic su “Applica” per salvare le modifiche e limitare l’accesso alla cartella solo a te.
Impostare autorizzazioni per una cartella in SharePoint
Per impostare le autorizzazioni per una cartella in SharePoint e specificare chi può visualizzare, modificare o eliminare i documenti al suo interno, segui questi passaggi:
- Seleziona la cartella per cui desideri impostare le autorizzazioni.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e seleziona “Imposta autorizzazioni” dal menu contestuale.
- Nella pagina delle autorizzazioni, fai clic su “Modifica” accanto al nome della persona a cui desideri impostare le autorizzazioni.
- Seleziona le autorizzazioni appropriate per la persona, ad esempio “Lettura”, “Modifica” o “Controllo completo”.
- Fai clic su “Aggiungi” per assegnare l’autorizzazione alla persona selezionata.
- Ripeti i passaggi 3-5 per aggiungere autorizzazioni ad altre persone.
- Fai clic su “OK” per salvare le impostazioni di autorizzazione.
Come cercare una cartella specifica in SharePoint
Per trovare una cartella specifica in SharePoint, puoi utilizzare la funzione di ricerca integrata. Segui questi passaggi:
- Vai alla home page di SharePoint o alla libreria documenti in cui desideri cercare la cartella.
- Fai clic nella barra di ricerca e inserisci il nome o una parola chiave correlata alla cartella che stai cercando.
- Premi “Invio” o fai clic sull’icona di ricerca per avviare la ricerca.
- Verranno visualizzati i risultati di ricerca correlati alla tua query. Fai clic sulla cartella desiderata per aprirla.
Come modificare il nome di una cartella in SharePoint
Per modificare il nome di una cartella in SharePoint, segui questi passaggi:
- Naviga nella libreria documenti in cui si trova la cartella che desideri rinominare.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e seleziona “Rinomina” dal menu contestuale.
- Inserisci il nuovo nome desiderato per la cartella e premi “Invio” per salvare il nuovo nome.
Come spostare una cartella in SharePoint
Per spostare una cartella in un’altra posizione in SharePoint, segui questi passaggi:
- Seleziona la cartella che desideri spostare.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e seleziona “Taglia” dal menu contestuale.
- Naviga nella posizione in cui desideri spostare la cartella.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse nella posizione di destinazione e seleziona “Incolla” dal menu contestuale.
- La cartella verrà spostata nella nuova posizione e rimossa dalla posizione precedente.
Come eliminare una cartella in SharePoint
Per eliminare una cartella in SharePoint, segui questi passaggi:
- Seleziona la cartella che desideri eliminare.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e seleziona “Elimina” dal menu contestuale.
- Verrà visualizzata una finestra di conferma per la cancellazione della cartella. Fai clic su “OK” per confermare l’eliminazione.
Ripristino di una cartella eliminata in SharePoint
Se hai accidentalmente eliminato una cartella in SharePoint e desideri ripristinarla, segui questi passaggi:
- Vai nella libreria documenti in cui si trovava la cartella eliminata.
- Fai clic sulla scheda “Libreria” nella barra degli strumenti superiore e seleziona “Cestino del sito” dal menu.
- Verrà visualizzata la pagina del Cestino del sito con un elenco di tutti i documenti e le cartelle eliminati.
- Seleziona la cartella che desideri ripristinare e fai clic su “Ripristina elemento selezionato” nella barra degli strumenti superiore.
- La cartella eliminata verrà ripristinata nella posizione originale.
